[일+머리] 일 잘러's 관찰일기 #5. Presentation ②

임원보고시 명심해야 할 5가지!
① 쫄지말고 ② 큰 틀을 먼저 알려준 다음
③ 중요한 것부터 ④ 듣기 쉽게 ⑤ 눈치봐가며

이제 본격적인 보고를 진행함에 있어
발표자가 매 순간순간 머리 속에 넣고,
본능적으로 체크해야할 사항을
한번 얘기해 보겠습니다.

③ 중요한 것부터 말하라
현대 사회 우리 모두는 바쁩니다.
사원의 몇배 연봉을 받는 임원으 더욱 그렇죠.
보고 시간도 1시간이 일반적이지만
질문 및 대응까지 포함한다면 순수 보고시간은
30분 남짓을 Max로 보는 것이 안전할 것입니다.

그렇기 때문에 우리는
"하고 싶은 말이 아닌, 꼭 해야하는 말만"
보고에 담아야 합니다.
구체적으로 결론(What)부터 담는데,
"프로젝트 전체 > 파트별 > 장표별" 순으로
중요도를 세워야 합니다.

그 뒤에는 설득력을 얻기 위해
결론이 나온 배경 및 근거(Why)를 붙입니다.
앞서 말한 것처럼 임원 또한 다른 자리에서는
보고자이기 때문에 임원 입장에서 납득되는
근거인지를 체크하는 것이 중요합니다.

여기까지 각 순간마다 전달해야 할 내용이면,
현장분위기에 따라(더 상세한 것을 원할 경우)
결론이 달성되기 위한 실행 방법(How)까지
말할 수도 있습니다.

실전 상황에 대입해 보자면
하나의 장표를 띄웠을 때 3문장만 말해보세요.

• (What) 장표의 Head Message를 말하고,
• (Why) 본문을 통해 왜 그런지를 설명한 뒤,
• (How) 이를 위한 방법으로 발표를 마칩니다.

④ 듣기 쉽게 말하라
전략이나, 디지털 전환(DT)방안을 보고하면
그 분야에 지식이나 경험이 덜한 임원의 경우
제대로 이해하지 못하는 경우가 많습니다.
문제는 임원이 몰라도 그걸 내색하지 않고,
아는 척하다 내용을 오해하거나
잘못된 의사결정을 내는 상황으로 이어진다는
것입니다.

그렇다고 전문 개념을 일일이 임원에게
가르치듯 설명해가며 보고를 이끌어가기에
시간도 부족하고, 임원이 기분나뻐할 수 있죠.
쉽지 않은 이슈입니다.

저는 이를 위해 3가지 정도 방법을 사용합니다.
1) "전/후"의 대비효과를 이용하라.
이전에 없었던 개념 혹인 기술을 적용한
전략을 제시할 경우, 효과에 대해 설명하기
난감한 경우가 참 많습니다.

컨설팅에서는 이를 위해 기본적으로
전략이 적용되기 전과, 적용 후의 결과를
대조하여 "어떤 요소가 어떻게 변했는가"를
설명해줍니다.

이걸 장표 형태로 말할수도있지만 발표중에
임원이 갸웃거리는 행동을 보일 때, 구두로
적용 전 상황과 뒤의 상황을 Comment해주면
뭐가 달라지는 건가에 대해 이해도를
배가시키는 효과가 있을 것입니다.

2) 숫자로 말하라
임원이 어려워 하는 이유는 개념이 어렵기도,
공감이 안되기도 하기 때문일 것입니다.
특히 왜 이걸 해야하는가에 대한 근거에서는
더 조심스러워 하고, 예민할 수 있죠.

이걸 해결하기 위해 숫자로 말해줘야 합니다.
"초고연봉 계약직"이라 말한 것처럼 임원은
성과에 굉장히 민감할 수 밖에 없는 위치입니다.
이를 위해 최종적으로 어떤 숫자가 바뀌며,
본인의 성과지표 중 뭐와 연관되어있는가를
그릴 수 있게 해줘야 임원이 자신있게
의사결정을 내릴 수 있을 것입니다.

*임원이 관심있어 할 숫자에 대해서는
Biz Goal 시리즈를 읽어보시길 추천합니다.

Case(1)-1 "내가 이 일을 왜하나"를 모를때 Biz Goal Tree를 그려보자

Case(1)-2 "고객 중심"으로 포장하고 싶다면 객수/객단가를 살펴보자

Case(1)-3 "운영 효율화"란 표현은 비용 항목 간의 전환을 뜻한다

3) Real Voice를 직접 인용하라.
직원 경험 향상을 위한 전략을 보고하던 중
복지공간과 회사 상징물 간의 우선순위를
말하는 상황을 가정해보겠습니다.

이때 발표자가 단순히
"직원들은 회사 Pride보다 휴식공간을 원합니다"
라고 말하기보다,
"입사한 지 3년차 되는 직원을 말을 인용하자면,
'창업주 동상보다 소파 하나 더 있는게 나아요'
라고 말합니다"라고 직접 인용을 해보세요.

처음에는 어색할 수 있지만, 임원 입장에서
보다 생생하고 직원의 말을 직접 들었다는
인상을 줄 수 있습니다. 이해도 잘되고요.

⑤ 눈치봐가며 발표하라
마지막 Tip은 "눈치"인데요,
Skill이라기 보다는 짬바에 가까운 것 같네요.
“비언어적(Non-verbal) 의사소통이 70%,
언어적 의사소통이 30%”라는 말 들어보셨죠?

보고자리에서도 마찬가지입니다. 비록 입으로
말한 건 없더라도 임원 및 배석자들의
시선 / 끄덕임 / 손짓 / 자세 / 딴짓 등을 통해

• 집중하고 있는지
• 이해하고 있는지
• 결과물에 대해 동의하고 있는지

를 캐치할 줄 알아야 합니다.

만약 집중하지 않거나 이해 못하는 분위기라면?
발표자의 시선이 발표화면(스크린)이 아닌,
임원 및 청중으로 옮겨가며 약 1~2초 정도 쉬며
환기한 뒤에 웃으며
“이해가 안되거나, 질문 있으면 언제든 하십시오”
라는 식으로 잘 따라오고 있는지를 체크해보세요.

동의하지 않는 경우에는 어떻게 해야 할까요?
프로젝트에 따라서 결과물에 대해 민감하거나,
방어적인 고객사 팀이 있을 수 있습니다.
이럴 경우, 보통 보고 뒤에 Challenge를 걸어
프로젝트로 본인 팀이 받는 영향을 최소화하죠.

제가 추천하고 싶은 방법은
“맞기 전에 미리 때려라, 유리한 판을 짜서”
이미 보고 전에 누가 반감을 가질지
어떤 식의 공격적인 질문을 할 것인지
가늠이 됩니다만, 많은 경우 발표 뒤에
질의응답시간에 대응하고자 하는데요.

그럴 경우 시간부족 등의 이유로
해당 질의응답이 Skip될 수 있고,
그 팀에서 임원에게 다른 루트로
Challenge를 걸고, 임원이 이에
넘어갈 수 있다는 위험이 있습니다.

따라서, 발표 중에 예상되는 Challege를
임원 앞에서 대안과 함께 말하십시오.
그럴 경우, 보고 뒤에 어떤 뒷담화(?)에도
공식적인 대안을 임원 머리에 넣었기 때문에
프로젝트에 끼칠 악영향은 최소화될 것입니다.

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지금까지 프로젝트의 화룡점정인
임원보고에서 성공에 필요한 조건에 대해
정리해봤습니다.

이 글을 읽으시는 분들 모두
성공적인 보고로 그동안의 노력이
좋은 성과로 이어지시길 바랍니다.