[일+머리] 일 잘러's 관찰일기 #3. Communication ②

"Communication이 잘된다"란 대하여 아래와 같이 말씀드렸습니다.

"효과적"이란 좋은 성과 or 양질의 결과물(Output)을 얻는 것에 집중하는 반면,
vs "효율적"이 되기 위해서는 얼마나 간단하게(Input), 오해없이 소통하는가를 따지는 것

 이번 시간에는 간단하게, 그리고 오해없이 소통하는 방법에 대해 적어보겠습니다.

2) 효율적인 Communication - 3문장이 전부다, 뭐가 이슈인지 / 결론이 뭔지 / 이유는 뭔지

 Simple is Best라는 말 알고 계신가요? 제가 좋아하는 말입니다.

아인슈타인도 좋아했다는군요, 상대성 이론을 정리할 만큼

넓고 심오한 생각을 했던 그 조차 단순함이 주는 효력을 알고 있었는데그보다 좁고 얕은 판단을 내리면 되는 우리는 더 말할 것도 없겠죠.

 

① Opening - "뭐가 이슈인가 "의 공감대로 시작하라

 비즈니스 회의를 하는 경우, 보통 Agenda를 세팅하고 주최자가 이를 관리하죠.

다만 많은 경우 사람들의 의식의 흐름대로 말하다보니 의도했던 순서를 지키지 않거나,

곁다리 이슈로 넘어가는 경우가 흔합니다. 또, 한번에 여러 Agenda를 말하다보면,

B를 말하고 있지만 상대방은 아직 A에 대해 고민하는 경우도 많이 생기죠.

 

 이러다 보니, 오랜 시간 회의를 했지만 정작 결론을 내리다보면

각자 다른 이슈에 대한 의견을 얘기했기 때문에 앞서 말한 시간이 의미가 없어진 경우가 많습니다.

"그래서 A는 aa라는 거죠? → 아니, 그런 B에 대한 의견이고요 둘이 다른거에요?

→ 뭐라고요? (아... 다시 A에 대해 결론을 내야하는구나...)"  이런 Loof를 타면

집중력과 시간이 심하게 허비되고, 피곤함을 느끼죠.

 

 어찌해야할까요? 대화 시작에, 주장을 말할 때(아니면 쎄하다 싶을때)

"지금 ㅇㅇ가 문제인거 같은데..."라는 표현으로 시작하십시오.

상대방이 뭐에 대한 대화인지 따라올 수 있고, 모드 전환을 하도록 돕죠.

여러분 주장에 대해 집중할 수 있는 분위기 형성은 덤입니다.

 

② Closing - (내가 내린) "답이 뭔지"만 말하고 일단 문장을 끝내라.

 단순함(Simplicity)의 차원에서 주장만 먼저 던져주고, 상대방이 알아듣게 하세요.

논의를 하며 우린 상대방이 우리 주장을 "알아듣고" 동시에 "동의해주길" 기대합니다.

대부분 두 마리 토끼를 동시에 잡긴 힘듭니다. 하나씩 해보라는 의미죠.

 

 여기서 한번 더 문제가 발생합니다. 상대방이 "알아듣는 것" 조차 못하죠.

답답하죠? 하지만 사실 상대방의 입장에서는 당연한 상황입니다.

생각 흐름을 여러분의 짧은 말 한마디로 이해하는 것은 굉장히 어렵죠.

 

 제가 추천하는 방법은 여러분의 주장을 "선택지와 답안"의 형태로 말해보란 것입니다.

결론으로 나올 수 있는 것들에 대해서 나열한 다음, 여러분의 선택을 짚어주는 것이죠.

이런 형태의 구성이면 선택받지 못한 옵션과 선택받은 옵션 간의 차이까지

상대방이 인식하기 때문에 주장에 대해 보다 명확히 인식하게 됩니다.

"나올 수 있는 결론이 A, B, C 정도가 될 것 같은데, 전 B라고 생각드네요"

*옵션의 숫자는 케바케겠지만, 4개를 넘어서면 더 못 알아들을 수 있습니다. 3개 이하로!

 

③ Back up - 상대방이 "왜요"란 말이 나오기 전에 선수쳐라

 앞서 ①, ②를 거쳐 공통된 주제에 대해서 주장을 이해시켰다면,

이제 마지막으로 동의를 얻어내는 단계로 넘어가 보시죠.

 

 지금까지 주장한 바를 뒷받침할 근거(이유)를 대는 것이 기본인건 다들 아실테죠.

문제는 (댈 수 있는) 근거가 뭘지, 또 이중 가장 납득될 만한 근거는 뭘지 선택하는거죠.

자칫하면 얼토당토 않는 근거들로 너무 많은 정보를 쏟아내고(Wrong & Too much)

올바른 주장이지만, 상대방의 무시를 받는 억울한 상황이 벌어질 수 있습니다.

 

 "먹할만한 근거"라...그걸 아는게 핵심인 만큼 이를 판별하는 것이 또 어려운 일입니다.

다만 지금껏 먹혔던 근거를 복기해본다면 아래의 몇 가지 조건을 충족했던 것 같습니다.

• 상대방 기준을 만족
  : 대화 상대의 설득이 목적이라면, 그가 가진 조건을 충족해야함을 당연
  
• 상대방 상사의 기준을 만족
  : 직장에서 여러분이 만난 누군가 또한 상사로 평가를 받는 고용인일 것입니다.
  또한, 여러분과 합의한 바를 상사에게 보고해야 하는 경우가 기본일테니
  자연스럽게 상대방의 상사(or 임원)의 기준에 부합한다는 것을 보여줘야죠.
  
• 상식에서 벗어나지 않음
  : 상대방, 그리고 그의 Boss에 맞춰 근거를 대다보면 굉장히 협소한 시각에 빠질 수 있습니다.
  그렇게 되면 상대방 조차 "내 기준에는 맞는데, 이게 맞나?"라는 배신감이 드는 걱정을 하죠
  이 때는 상식적인 수준에서 말할 수 있는 근거를 첨부해서 "근거의 입체감"을 보여주십시오.
  상대방은 "우리(상대방+상대방의 상사)의 기준에도 맞고, 실제로도 맞는" 근거에
  여러분에 주장에 기꺼이 납득을 할 것입니다.

 

 "라떼" 레파토리로 Communication을 마무리하자면,

전 10년의 직장생활을 하면서 말을 조리있게 못하는 "언어장애"의 직장인이었습니다.

다만 제가 부족한 게 무엇인지 나름 고민해보며 세운 원칙을 지키려 하다보니,

어느새 컨설턴트로서 팀원/고객/파트너와 쉽게 소통할 수 있더군요.

제가 겪은 착오와 스트레스를 이 글의 독자는 조금 일도 덜 겪고,

이 글에서 도움을 얻길 응원하도록 하겠습니다. 감사합니다.