[일+머리] 일 잘러's 관찰일기 #2. Message

 직장에서 일은 작게는 (상사 or 사수에게 하는) 데일리 보고, 크게는 몇달 동안 진행된 프로젝트 보고처럼

하나의 업무(Task)가 시작되고, 종료되었다는 것은 착수 보고와 종료보고를 했다는 것과 같은 의미입니다.

그런 만큼 보고를 준비하고, 보고 끝난 뒤 결과를 정리하는 것은 성과의 질을 결정짓는 중요한 요소로서

성공적인 보고 준비와 결과 정리를 하고 싶으시다면 "5W1H"를 명심할 것을 주문하고 싶습니다.

 

 언젠가 국어시간에 배우던

"Who(누가)-What(무엇을)-Why(왜)-When(언제)-Where(어디서)- How(어떻게)"의 5W1H??

맞습니다. 그것입니다. 보다 정확히는 표현하자면

1) 보고 준비를 위해 "Why-What-How"로 리더에게 의사결정을 유도하고 >> 설득

2) 깔끔한 결과 정리를 위해 "Who-When-Where"를 붙여 구체적인 행동으로 귀결 >> 증빙

 

#1. 메시지 정리가 안될 때는 "Why-What-How"로 컨텐츠를 채워보자.

 "Simple is the Best"라는 명언을 아시나요?

세계적인 학자인 아인슈타인도, 기업가로서 가장 큰 영감을 준 스티브잡스도

본인이 고민하고, 추진한 바를 누군가에게 전달할 때 "단순함"을 굉장히 강조했습니다.

복잡해질수록 뭐가 핵심인지 헷갈리고, 원하는 만큼 이해와 공감을 얻기 힘들기 때문이죠.

 

 특히, 회사서 주로 보고를 받는 리더(임원 or 팀장) 입장에서 생각해봅시다.

매일 일과가 회의와 보고로 채워진 리더가 그대의 보고서를 정독할 거란 생각은

순진하기보다는 이기적인 면이 있다고도 볼 수 있습니다.

 

 그렇다면 뭘 빼고, 뭘 남겨야할지에 대한 답이 필요해보입니다.

이때, 적용할 수 있는 스토리라인은 대략 아래와 같습니다.

• 우리 회사가 처한 A라는 상황을 고려했을 때(Why),
• 저희 부서는 B를 목표로서 얻어야 합니다(What).
• 이를 위한 최적의 방안으로 C를 수행하고자 합니다(How).
• (굳이 추가한다면) 동의하시나요? 저희가 놓친 것 없는지 의견을 주십시오.

이걸 리더의 입장에서 그들이 궁금증에 대한 답으로 다시 정리해봅시다.

• 너희가 (나를 통해) 하려는게 뭔데? - What
• 왜 그걸 (내가 리더를 맡은 부서에서) 해야 하는 건데? - Why
• 그걸 성공시킬 수 있다는 (그래서 내 성과가 된다는) 확신을 어떻게 줄래? - How 

보고 대상에 따라 스타일과 문법이 다를수는 있지만, 보고의 논리 구조는

위의 3가지 질문에 대한 답을 얼마나 명쾌하고, 합리적으로 풀어냈는가로 결정납니다.

 

#2. 실제로 결과로 연결되기 위해서는 "Who-When-Where"로 결론이 지어져야 한다. 

 사실 보고 자리에서 리더가 결론을 지어주는 경우는 많지 않습니다.

그 자리에서는 프로젝트 팀의 주장을 동의했다는 것만 있어도 성공이라 볼 수 있습니다.

실질적으로 더 중요한 것은 리더와 함께하는 보고 자리가 끝난 뒤,

실무진끼리 Wrap-up 회의를 하고, 그 결과를 공표하는 것입니다.

 

 이때 보고에서 무엇(What)을 어떻게 수행한다(How)에 대한 공감대가 형성되었다면,

추가적으로 반드시 다뤄져야하는 요소가 누가(Who)-언제까지(When)-어디서(Where)하는가 입니다.

 

 한번 예를 들어 볼까요? 개인화 마케팅 전략 아이템이 선정하는 프로젝트를 가정해보면,

• A사의 매출 상승 중 고객유지율 상승을 위해 - What
• AI기반의 동일취향 고객그룹 알고리즘을 통한 개인화 추천 캠페인을 해야한다 - How

의 내용으로 종료 보고를 진행했다고 해봅시다. 그리고 운 좋게도 경영자가 동의를 했다면?

고객 실무자 입장에서는 So What? 그래서 어떻게 해야하는가?에 대한 결론이 나와야 합니다.

보다 정확하고, 다소 적나라하게 말해본다면

• 그래서 우리 팀 or 내가 해야하는 일인가? - Who
• 그래야 한다면 언제까지 해야하는 것인가? - When
• 그래서 나도 보고를 해야하는 건가? 그냥 업무에 반영하면 될일인가? - Where

에 대한 내용정리를 (과장한다면) 보고에 참석한 모든 사람에게 해줘야한다는 의미입니다.

 

즉 보고 내용에 따라 후속 Task가 A/B/C 가 있을 것이고, 각각에 대하여

"어느 부서의 담당자 누구가 언제까지 어디서 보고or업무에 반영할 것이다"로 결론을 지어야 합니다.

이는 먼저 Wrap-up 회의를 통해 공표한다음 회의록 등으로 증빙을 하면, 깔끔하게 마무리 된거죠.

 

여기까지 보고 내용이 정리가 안된다면, 잘 끝난것 같아도 몇주가 지나면

"그래서 그거 어떻게 되었냐?"는 리더의 질문에 답을 못하게 되고,

프로젝트의 성패가 바뀌는 다소 억울한 상황이 벌이게 되죠.

재밌는 것은 이런 상황이 결코 특별하지 않고, 실제 컨설팅에서 흔하게 발생한다는 사실입니다.

 

이번 글은 보고의 [준비]와 [마무리]라는 컨셉으로 5W1H를 써보라는 말을

Why-What-How로 시작하여, Who-When-Where로 완결시켜보라는 조언을 드렸습니다.

기초적인 개념이지만 이를 기반으로 여러분 만의 노하우로 발전시켜보시길 응원하겠습니다.