[학습노트] PMP ⑩. 의사소통관리 - 필요할 때 적절한 방식으로 의사전달

의사소통 관리는 3개로 구성됨

1) 의사소통 관리계획 수립 - Output : 의사소통 계획서

2) 의사소통 관리 - 활동 : 프로젝트 보고  >> Output: 프로젝트 의사소통

3) 의사소통 감시 - Output : 변경요청(CR), 작업성과정보(Work Performance Information)

 

주요개념

효과적인 의사소통 : 올바른 방법/절차 + 적시에 정보제공

효율적인 의사소통 : 필요한 정보만 제공

 

for 요구사항 식별을 위한 정보

: 조직도, 프로젝트 조직, 이해관계자 책임관계, 분야, 부서 및 역할,

  프로젝트 관련 인원 수, 장소, 내/외부 정보 요구사항

PM 업무의 80%이상이 의사소통

 

의사소통 관리계획은 5W1H에 맞춰

: 누가 어떤 정보를 누구에게 전달/요청했으며, 어떤 방법으로 언제 어떻게 확보할 것인가.

 

의사소통 활동

상향 to 상위 경영진 및 이해관계자

하향 : 프로젝트 팀 및 기타 이해관계자

수평 : 동표 프로젝트 관리자 및 팀

 

성공적인 의사소통

= 필요성에 기반한 적절한 의사소통 전략 + 다양한 형식/수단과 적절한 메시지를 통한 의사전달

 

1) 의사소통 관리계획 수립

Developing an appropriate approach and plan for project communications activities

based on the information needs of each stakeholder, group, assets, project.

의사소통에 대한 적절한 접근과 계획을 개발수립하는 프로세스로

이해관계자 공동체의 변동이 있을 경우, 필요에 따라 수정해야 함

 

구분	Input	활동	Output
내용	프로젝트 헌장 프로젝트 관리 계획서 - 자원관리 계획서 - 이해관계자 참여 계획서 프로젝트 문서 - 요구사항 문서 - 이해관계자 관리대장 EEF/OPAs	전문가 판단 의사소통 요구사항 분석 의사소통 기술 의사소통 모델 의사소통 방법 대인관계 및 팀 기술 - 의사소통 스타일 평가 - 정치/문화적 인식 데이터 표현 - 이해관계자 참여 평가 매트릭스 미팅	의사소통 관리 계획서 프로젝트 관리 계획서 갱신 - 이해관계자 참여 계획서 프로젝트 문서 갱신 - 프로젝트 일정 - 이해관계자 관리대장

의사소통 기술은 여러 요소의 영향을 받음

: 정보요구의 긴급성, 기술의 가용성, 사용 용이성, 프로젝트 환경, 정보 기밀성 등

 

의사소통 모델

암호화/Encode : 발산자가 수신자를 위한 언어로 변환

메시지 전달/Transit Msg : 매체를 통해 메시지 전달(잡음을 통한 왜곡 발생)

해독화/Decode

수신확인/Acknowledge

피드백/응답 : 수신자가 메시지에 생각을 암호화하여 송신자에게 역으로 전송

 

의사소통 방법

대화식 : 실시간으로 정보교환 - 미팅, 통화, 화상회의, 인스턴트 메시지

전달식/Push : 특정 수신자에게 전송 - 편지, 메일, 보고서, 언론 보도

유인식/Pull : 수신자 의사소통에 본인이 접근 - 웹포털, 게시판, 인트라넷 사이트, 이러닝

 

2) 의사소통 관리

Ensuring timely and appropirate collection, creation, distribution, storage, management,

monitoring, and the ultimate dispotion of project information.

프로젝트 정보를 적시에 적절하게 수집/생성/배포/저장/검색/관리/감시하여 최종처리하는 것

 

구분	Input	활동	Output
내용	프로젝트 관리 계획서 - 자원관리 계획서 - 의사소통 관리 계획서 - 이해관계자 참여 계획서 프로젝트 문서 - 변경사항 로그 - 이슈 로그 - 교훈물 관리대장 - 품질 보고서 - 위험보고서 - 이해관계자 관리대장 작업성과 보고서 EEF/OPAs	의사소통 기술 의사소통 방법 의사소통 스킬 프로젝트 관리 정보 시스템 (PMIS) 프로젝트 보고 대인관계 및 팀 기술 - 적극적인 경청 - 갈등관리 - 문화적/정치적 인식 - 미팅관리 - 네트워킹	프로젝트 의사소통 프로젝트 관리계획서 갱신 프로젝트 문서 갱신 프로젝트 자산 갱신

 

3) 의사소통 감시

Ensuring the information needs of the project and its stakeholders ar met

프로젝트 정보 요구사항을 확인하게 하고, 정보가 이를 충족하는지 확인하기 위한 프로세스

: 의사소통 계획서/이해관계자 참여계획서 내용과 같이 최적의 정보가 흘러가게끔 하는 것

 

구분	Input	활동	Output
내용	프로젝트 관리 계획서 - 자원관리 계획서 - 의사소통 관리 계획서 - 이해관계자 참여 계획서 프로젝트 문서 - 변경사항 로그 - 이슈 로그 - 교훈물 관리대장 - 프로젝트 의사소통 작업성과 보고서 EEF/OPAs	전문가 판단 PMIS 데이터 분석 - 이해관계자 참여 평가 매트릭스 대인관계 및 팀 기술 - 관찰/대화 미팅	작업 성과 정보 변경 요청 프로젝트 관리계획서 갱신 - 의사소통관리 계획서 - 이해관계자 참여 계획서 프로젝트 문서 갱신